Notarielle-Tätigkeit

Die Vorsorgevollmacht für den Unternehmer

Dem Chaos durch einen Notfallkoffer vorbeugen

Nicht nur das Ableben eines Gesellschafters kann zu unternehmerischen Problemen führen. Auch eine plötzliche Geschäftsunfähigkeit wichtiger Entscheidungsträger hat erhebliche Folgen.

Was wir für Sie tun können

Wir beraten Sie umfassend, welche Vorsorgeregelungen für Ihr Unternehmen sinnvoll und notwendig sind. Hierzu überprüfen wir die Gesellschaftsverträge, ob nach diesen überhaupt eine Stellvertretung möglich ist, schlagen gegebenenfalls Änderungen vor und besprechen mit Ihnen die nötigen Schritte, damit eine rechtssichere Vertretungsregelung in Abstimmung mit dem Gesellschaftsvertrag möglich ist.

Wir entwerfen die notwendigen Vollmachten und erörtern mit Ihnen, ob gegebenenfalls schon vorsorglich eine Prokurabestellung sinnvoll ist.

Wir sorgen für eine rechtlich korrekte Formulierung der Vollmacht und klären Sie über die Möglichkeiten der Missbrauchsvorbeugung auf.

Außerdem sollten die Möglichkeiten zur Vorsorgebevollmächtigung in den Gesellschaftervertrag aufgenommen werden. Ratsam ist es, Vollmachten zur Unternehmensvertretung notariell zu beurkunden. Durch unsere Beurkundung wird sichergestellt, dass Ihre Vollmacht den rechtlichen Grundlagen entspricht. Wir gleichen die Vollmacht mit dem Rahmen des Gesellschaftervertrages ab, so dass sich keine konkurrierenden Regelungen ergeben. Sollen durch die Vollmacht auch Grundstücke veräußert oder übertragen werden können oder Geschäftsanteile an einer Kapitalgesellschaft, ist eine notarielle Beurkundung verpflichtend. Die Erstellung aller notwendigen Vorsorgeregelungen ist bei uns in guten Händen.

Welche Unterlagen benötigen wir?

Zur Vorbereitung einer Vollmacht benötigen wir:

 

  • Aktuelle Gesellschaftsverträge
  • Aktuelle Gesellschafterliste
  • Bestehende Vollmachten
  • Soweit vorhanden, ein Organigramm

Die wichtigsten Fragen und Antworten zur Vollmacht im Unternehmen (FAQ)

Im Fall der Geschäftsunfähigkeit entfällt kraft Gesetzes die Organstellung als Geschäftsführer bei der GmbH und die Vorstandsfunktion innerhalb der AG. Bei der Personengesellschaft ist dies gesetzlich nicht geregelt. Die Geschäftsunfähigkeit führt hingegen aber niemals zum direkten Verlust der Gesellschafterstellung.

Bei vorübergehendem Ausfall des Chefs droht der Verlust der Geschäftsführung nach innen und der Vertretungsbefugnis nach außen. Dies bedeutet die Gesellschaft ist führungslos. Selbst die einfachsten Vorgänge wie Angebote oder Banküberweisungen können wegen fehlender Autorisierung nicht bearbeitet werden. Insbesondere können keine wichtigen Personalentscheidungen, wie beispielsweise wirksame Kündigungen von Mitarbeitern oder Neueinstellungen erfolgen.

Die Bestellung eines Notgeschäftsführers ist keine Alternative. Zwar kommt bei Geschäftsunfähigkeit des Geschäftsführers auf Antrag die gerichtliche Bestellung eines Notgeschäftsführers in Betracht. Der Notgeschäftsführer kann jedoch nur für konkret zu bezeichnende Rechtsgeschäfte bestellt werden. Er ist den Gesellschaftern und deren Beschlüssen nicht weisungsgebunden, d.h. er kann sich über den Willen der Gesellschafter und über bestehende Beschlüsse hinwegsetzen.

Die hierdurch entstehenden Probleme müssen sicher nicht weiter dargelegt werden. Es ist in sich schlüssig, welche schwierige Situation für ein Unternehmen bei einem vorübergehenden Ausfall des Geschäftsführers entstehen kann.

Die Geschäftsführungsbefugnis in der GmbH kann nicht vollständig auf eine andere Person durch Vollmacht übertragen werden. Es ist nur eine Vollmacht für den Einzelfall zulässig. Eine organschaftliche Vertretung durch einen Bevollmächtigten ist nicht möglich.

 

Bei Personengesellschaften (KG, OHG und BGB Gesellschaften) kann der geschäftsführende Gesellschafter eine umfassende Vollmacht erteilen.

Rein vorsorglich kann die Vertretung des Unternehmens im Außenverhältnis durch eine vorsorgliche Prokuraerteilung (§§ 48 ff. HGB) oder Erteilung einer Handlungsvollmacht (§ 54 HGB) sichergestellt werden.

 

Diese Instrumente sichern sowohl in der Kapital- als auch in der Personengesellschaft den Notfall ab.

Nach allgemeinem Recht wirkt sich die Handlungsunfähigkeit des Gesellschafters wie folgt aus. Das Amtsgericht bestimmt für den Geschäftsunfähigen einen gesetzlichen Betreuer. Dieser ist häufig jedoch weder juristisch noch betriebswirtschaftlich geschult und damit in der Regel unfähig ein Unternehmen zu leiten.

Ein unbekannter Dritter wird zum wichtigen Entscheidungsträger des Unternehmens. Er darf im Namen des verhinderten Unternehmers an der Gesellschafterversammlung teilnehmen und mitabstimmen. Jeder Beschluss der Versammlung unterliegt dem Vorbehalt des Betreuers. Er hat Einsichts- und Auskunftsrecht. Ihm ist mithin der Zugang zu etwaigen geheimen Firmeninterna gegeben. Er kennt die Unternehmensstruktur und alle Personaldaten der Mitarbeiter. Die Rechte des gesetzlichen Betreuers sind grundsätzlich auch nicht durch den Gesellschaftsvertrag beschränkbar. Nur eine gut durchdachte Vorsorgeplanung kann das Problem beseitigen.

Um sicherzustellen, dass die Gesellschafterrechte auch im Falle der Handlungsunfähigkeit des Gesellschafters wahrgenommen werden können, empfiehlt es sich dringend eine so genannte Vorsorgevollmacht zu errichten, die ausdrücklich die Wahrnehmung der Gesellschafterrechte beinhaltet.

Innerhalb der GmbH kann eine volle Stimmrechtsvollmacht erteilt werden. Die Grenze bildet lediglich das Abspaltungsverbot. Dieses besagt, dass einzelne Befugnisse nicht unmittelbar von der Gesellschaftereigenschaft abgespalten werden können.

In der Personengesellschaft sind Stimmrechte nicht isoliert von der Haftung übertragbar. Sofern kein eigenes Vermögen durch den Vertreter in die Gesellschaft eingebracht wird, verbleiben die originären Organrechte bei den übrigen Gesellschaftern. Bei der Personengesellschaft ist das Gebot der Selbstorganschaft zu berücksichtigen. Gesellschafter sollen selbst die Vertretungsmacht für die Gesellschaft innehaben. Je nach Ausgestaltung des Gesellschaftervertrages kann die Zustimmung der Mitgesellschafter zur Übertragung der Vollmacht nötig sein.

Bei der Vollmachtausgestaltung ist zu beachten, dass die Wirksamkeit der Vollmacht im Außenverhältnis nicht generell von der Geschäftsunfähigkeit abhängig gemacht wird. In der Vollmacht ist eine klare Handlungsanweisung über die Verwendungsbedingungen der Vollmacht im Innenverhältnis zu beschreiben.

Um Missbrauch der Vollmacht zu verhindern, kann eine gemeinschaftliche Bevollmächtigung vorgesehen werden. Hierbei üben die einzelnen Mitglieder eine gegenseitige Kontrollfunktion aus. Praktikabler ist jedoch die Einzelvollmacht kombiniert mit einer Spezialanweisung zur gegenseitigen Kontrolle im Innenverhältnis. Optional kann die Vollmacht auch einem Dritten ausgehändigt werden. Dieser trägt dann die Entscheidung über das Wirksamwerden der Vollmacht im Innenverhältnis.

Es ist ausdrücklich festzuhalten, ob der Bevollmächtigte von den Beschränkungen des § 181 BGB (Selbstkontrahierungsverbot) befreit ist. Darüber hinaus ist aufzunehmen, ob der Bevollmächtigte zu Schenkungen berechtigt ist. Auch die Unterbevollmächtigung zumindest zur Mandatserteilung für Rechtsanwälte und Steuerberater sollte durch die Vollmacht gestattet werden.

Der Inhalt der Vollmacht kann auf bestimmte Handlungsgebiete beschränkt werden. Es sollte daher gut überlegt sein, ob neben der Generalvollmacht auch einzelne Spezialvollmachten für gesonderte Bereiche ausgestellt werden sollen. Wir empfehlen für die privaten und unternehmerischen Belange jeweils verschiedene Bevollmächtigte zu ernennen.

Die Vollmacht ist jederzeit durch den Vollmachtgeber widerrufbar. Hierzu muss dieser jedoch geschäftsfähig sein. Außerdem könnte auch dem Generalvollmachtträger ein Widerrufsrecht für die jeweiligen Spezialvollmachten eingeräumt werden. Ein Widerrufsrecht der Mitgesellschafter ist rechtlich hingegen grundsätzlich ausgeschlossen.

Bei der Gesellschaftsgründung sollten alle Vorsorgemöglichkeiten bedacht und ihr rechtlicher Rahmen explizit im Gesellschaftsvertrag verankert werden. Sinnvoll ist zudem eine ausdrückliche Regelung für die Zustimmungsbedürftigkeit der Mitgesellschafter zur Vollmachtserteilung innerhalb der Personengesellschaft. Zusätzlich sollte eine Verpflichtung des Unternehmers, Vorsorge für den Fall der Fälle zu treffen, im Gesellschaftsvertrag festgehalten werden.

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Wie hoch sind die notariellen Kosten?

Die Tätigkeit des Notars ist gebührenpflichtig. Die Gebühren richten sich nach dem Gerichts- und Notarkostengesetz und sind bei allen Notaren gleich. Ausschlaggebend bei der Erstellung einer Generalvollmacht ist das Vermögen des Vollmachtgebers zum Erstellungszeitpunkt. Folgende Kosten entstehen je nach Vermögenswert:

 

Vermögenswert

Notarkosten

50.000,00 €

165,00 €*

100.000,00 €

273,00 € *

200.000,00 €

435,00 €*

300.000,00 €

635,00 €*

400.000,00 €

785, 00 €*

500.000,00 €

935, 00 €*

* zzgl. Auslagen und 19% Umsatzsteuer

 

Link: https://www.bnotk.de/Buergerservice/Notarkosten/Berechnung/index.php

 

Link: Zu diesem Themenkomplex bieten wir Vorträge an, u.a. mit dem Thema: „Der Notfallkoffer des Unternehmers“; informieren Sie sich hier.

 

Link: hier finden Sie eine Checkliste, woran Sie bei der Nachfolgeplanung denken sollten